Коли обмеження перетворюються на можливості: як цифрові технології допомагають компаніям уникати застою.

Бізнес продовжує працювати в умовах турбулентності: війна, девальвація, зростання витрат, нестача кадрів та ресурсів. Ці виклики вимагають нових рішень. Вже майже 40 років група компаній IT-Enterprise допомагає впроваджувати системні зміни в бізнес-процеси, перетворюючи bottleneck на точку росту. Про те, як цифровізація й автоматизація допомагають збільшити ефективність виробництва та HR-процесів, як виявити "вузькі місця" у бізнес-процесах і перетворити їх на точки росту і яку роль відіграє ШІ в подоланні кадрового дефіциту та підвищенні продуктивності бізнесу, Mind розповів Олексій Щербатенко, співвласник IT-Enterprise та SmartTender.

Власне, це той самий обмежувальний чинник, який гальмує розвиток кожної компанії. Такі обставини завжди мали місце, але через війну їх стало значно більше. Крім труднощів у виробничих процесах, реалізації товарів чи управлінні проектами, виникли проблеми з кадрами, нестабільність постачання сировини, коливання валютних курсів та інші ризики, спричинені постійними обстрілами.

Перш ніж перетворювати проблеми на можливості для зростання, критично важливо виявити ці "вузькі" місця. Наприклад, якщо ваші виробничі потужності працюють бездоганно, але команди з продажу не встигають обробити замовлення, або ж логістика не виконує своїх функцій, це може призвести до серйозних проблем. Особливо це стосується "швидкопсувних" товарів, для яких існують суворі часові обмеження в ланцюзі "від виробництва до реалізації". У такому випадку, навіть найменша затримка на будь-якому з етапів може призвести до значних фінансових втрат.

Виявлення вузького місця в процесах свідчить про необхідність їх автоматизації. У цьому випадку на допомогу приходить цифровізація.

Кондитерський дім "Вацак" займає одну з провідних позицій серед професійних виробників солодощів. Його виробництво розташоване у Вінницькій області, а мережа магазинів налічує понад 900 точок продажу в Україні та ще в 16 інших країнах. Щодня на власних потужностях виготовляється більше 50 тисяч солодких виробів, які не лише постачаються в їхню мережу, але й надаються найбільшим торговим мережам.

Клієнт звернувся з метою вдосконалення виробничих і бізнес-процесів, з одночасним підвищенням обсягу продукції на існуючих потужностях. Він прагне поліпшити ефективність роботи окремих підрозділів та загальну продуктивність компанії.

Компанія вирішила реалізувати повну цифрову трансформацію, що вимагала детального аналізу всіх процесів, починаючи з моменту її заснування 20 років тому. У рамках цього великого проєкту були включені такі елементи, як управління замовленнями від клієнтів, планування та облік виробничих процесів, підготовка технологій і рецептур, розрахунок собівартості, робоче місце касира (POS) та реалізація товарів у роздрібній мережі.

Виходячи з цих даних, була розроблена частина оптимізації процесів, яка охоплює обробку вхідних замовлень та їх передачу на виробництво. Управління виробництвом здійснюється відповідно до концепції розумної фабрики Smart Factory у рамках Індустрії 4.0. Для кожного замовлення доступна інформація про ключові бізнес-процеси: статус виготовлення, поточний стан, терміни виробництва та час відвантаження товарів до магазинів тощо.

Після обробки заявок, отриманих від мережі, вони передаються в електронному вигляді на етап виробництва. Використовуючи технологічну інформацію щодо продукції КД "Вацак", у єдиній системі IT-Enterprise здійснюється розрахунок необхідних сировини, матеріалів та інших ресурсів.

Дані про терміни виробництва передаються до логістичного відділу. На цьому етапі визначаються маршрути, а одночасно в електронному вигляді створюється завдання для відвантаження товарів разом з усіма необхідними документами.

Ще один серйозний виклик для українського бізнесу сьогодні - це кадрова криза. Знайти кваліфікованих спеціалістів стало неймовірно важким завданням, і в таких ситуаціях процес рекрутингу може виявитися "вузьким місцем", коли HR-відділи не встигають обробляти достатню кількість резюме. Не менш важливим етапом, який істотно вплине на якість та продуктивність команди, є процес адаптації нових співробітників. Це особливо критично для великих компаній, як-от Група ДТЕК.

Для Групи ДТЕК ми реалізували інструмент, що оптимізує HR-процеси на всіх попередньо згаданих етапах. Співробітники рекрутингового відділу отримали можливість централізувати функцію підбору кадрів. Додатково, з'явилася можливість моніторингу ефективності роботи кожного члена команди через аналітичні дані. Інструмент відстежує навантаження рекрутерів, кількість переглянутих резюме, проведених співбесід, а також відібраних кандидатів та воронку по вакансіях, формуючи відповідні звіти.

Оптимізація також охопила процес інтеграції нових працівників, який стартує з моменту підписання пропозиції про роботу відповідно до встановленого бізнес-процесу. Це дозволяє новачкові підготуватися до свого першого робочого дня в компанії та супроводжує його протягом випробувального періоду. Завдяки використанню онбордингових інструментів визначаються ролі (менеджер, наставник, новий працівник), організовуються необхідні зустрічі в календарі, включаються навчальні курси та формуються цілі на час випробувального терміну.

Нестача кадрів вимагає нового рівня кваліфікації від співробітників, тепер одна людина має бути багатофункціональною. Іноді фахівець виконує роботу цілого підрозділу або поєднує в собі декілька ролей. Завдяки AI технологіям все це виглядає не так страшно, як можна собі уявити. Штучний інтелект вже давно став для нас помічником, який по суті може на себе забрати рутинні завдання, залишаючи більше вільного часу на стратегічні та творчі задачі. Ми впроваджуємо AI технології у безліч інструментів та сервісів для наших клієнтів, допомагаючи вирішувати рутинні процеси.

Так, у SmartTender, що входить до групи компаній IT-Enterprise, ми впровадили інструменти на базі ШІ для тендерної сфери. Кожен рік в Україні проходить близько 4 млн електронних торгів, як державних, так і комерційних. Державні замовники під час оголошення закупівлі мають надати тендерну документацію, а це іноді до 120 сторінок тексту лише до однієї закупівлі. А тепер уявіть, що для певних галузей є сезонність, і бізнес, що продає товари чи надає послуги знову має обмежені строки на обробку більшої кількості тендерів. Знову "вузьке горло", бо як ви думаєте, за скільки часу одна людина може прочитати такий об'єм тексту?

У 2024 році ми створили інноваційний ШІ-інструмент, здатний за лічені хвилини аналізувати тендерну документацію замовника. Наш розроблений інструмент не лише виконує функції юриста, ретельно перевіряючи всі документи, але й формує чекліст із усіма вимогами, які висуває замовник тендера. Таким чином, тривала ручна робота, що раніше займала 3 години, тепер виконується всього за 5 хвилин.

Цього року ми представили інноваційне рішення для тендерного сектору, презентуючи ринку новий інструмент — аналітичний модуль, який інтегрує в одному інтерфейсі AI-аналіз, BI-системи та CRM. Його особливість полягає в тому, що всього за кілька хвилин він надає всебічний огляд ринку, демонструє конкурентів і нові можливості, а також економить години роботи як для замовників, так і постачальників у Prozorro.

Отже, повертаючись до концепції Голдратта, можна стверджувати, що "затори" в бізнес-процесах є неминучими: варто лише усунути один обмежувальний елемент, як навантаження перерозподіляється, і система формує новий bottleneck. Тому робота з "вузькими місцями" стає безперервним циклом виявлення, усунення та оптимізації цих факторів. Чому б не використовувати для подолання цих викликів цифрові інструменти, які можуть суттєво підтримати бізнес, а іноді навіть врятувати його?