Як підготувати трудову книжку до процесу оцифровування: рекомендації Пенсійного фонду України - На пенсії.

До електронної трудової книжки є можливість прикріплювати додаткові документи, а результати оцифрування можна перевірити в онлайн-режимі за допомогою сервісів Пенсійного фонду України.

Раніше ми ділилися інформацією про крайній термін 10 червня: чи втратите ви свій стаж і кому в терміновому порядку потрібно оцифрувати трудову книжку (відео).

Головне управління Пенсійного фонду України у Вінницькій області пропонує рекомендації щодо перших кроків у процесі оцифрування трудової документації.

Перший етап - перевірка трудової книжки. Перед тим, як розпочати сканування, необхідно упевнитися, що всі записи внесені коректно, без скорочень та помилок. Особливу увагу слід звернути на титульну сторінку: прізвище, ім'я та по батькові повинні бути написані повністю. У разі зміни прізвища, попередній запис має бути обережно закреслений, а новий - внесений із зазначенням документа, на підставі якого змінено, а також його номера і дати.

Також важливо переконатися в наявності підписів як власника, так і уповноваженого представника компанії, а також перевірити наявність печатки організації.

Розділ, що містить інформацію про професійну діяльність, також потребує ретельної перевірки. Кожен запис має включати:

Якщо компанія змінювала назву, це має бути окремо зафіксовано із зазначенням відповідного документа. Записи про звільнення повинні відповідати формулюванням законодавства та бути завірені печаткою.

Для створення електронної трудової книжки не є обов'язковими лише записи з основного документа. У систему, крім трудової книжки, також можна включити:

Це дає змогу повністю відобразити професійну діяльність.

Після завантаження документів дані стають доступними онлайн. Переглянути свою електронну трудову книжку можна:

У секції "Електронна трудова книжка" представлені як введені дані, так і скановані копії документів, на основі яких були створені записи.

Добре підготовлені та ретельно перевірені документи є гарантією правильного зарахування вашого страхового стажу. Будь-які помилки чи неточності можуть викликати затримки при призначенні пенсії або потребу в додаткових перевірках. Тому доцільніше витратити додатковий час на аудит, ніж потім виправляти виявлені проблеми.